Friday, December 9, 2016

Cara mengirim e-mail kepada guru/dosen/professor yang baik

Cara mengirim e-mail kepada guru / dosen / professor yang baik. - Di zaman serba canggih seperti saat ini, hampir semua mahasiswa memiliki yang namanya e-mail. Namun, kebanyakan mengabaikan bagaimana cara untuk mengirimkan e-mail ke kolega akademisi di seputaran kampus. Terutama lagi kepada dosen atau professor. Berikut kita akan membahas beberapa hal yang yang harus di perhatikan saat menulis e-mail untuk guru atau dosen.

Sumber Photo: pexels.com

(1) Perhatikan baik-baik alamat e-mail si penerima.


     Saat hendak mengirim e-mail, perhatikanlah saat kita mengetik alamat e-mail seseorang. Rasa nya tidak lucu jika kita punya dosen bernama Agnes Monic dengan nama e-mail agnesmonic@example.com dan kita dengan tidak sengaja menambahkan huruf "a" setelah "c", maka e-mail kita akan terkirim ke seorang artis terkenal pula. Karena kita terlalu PD sudah mengirim e-mail ke dosen kita, kita pun dengan bangga nya mengkonfirmasi dengan dosen tersebut yang nyatanya beliau tidak menerima e-mail kita sama sekali.

(2) Isilah "subjek" (HARUS).


     WAJIB di isi subjek saat mengirim e-mail. Kebayakan mahasiswa/i mengabaikan menulis subjek saat mereka mengirim e-mail kepada dosen. Alhasil e-mail yang mereka kirim akan masuk ke spam. Tentunya sang dosen pun tidak menerima e-mail tersebut. Disisi lain, walaupun e-mail yang dikirimkan tanpa subjek itu masuk inbox e-mail dosen, maka dosen pun tidak mau membukanya. Kenapa? hal tersebut untuk mengantisipasi e-mail yang mengandung virus. Iya jangan-jangan si mahasiswa mengirimkan virus jahat. So wajar saja dosen tidak menerima e-mail kalian. Jangan melimpahkan kesalahan kepada dosen, justru yang salah itu adalah mahasiswa/i nya yang tidak menuliskan subjek saat mengirimkan e-mail.

(3) Mengetahui benar fungsi CC dan BCC.


Banyak yang belum mengetahui apa itu fungsi cc dan bcc di dalam e-mail. CC adalah Carbon Copy dan BCC adalah Blind Carbon Copy. Sebagian orang menggunakan CC sebagai penerima kedua, sebagian yang lain menggunakan CC dikarenakan alamat e-mail sudah terlalu banyak di kolom To (walaupun hal tersebut tidak berpengaruh). Fungsi yang signifikan sekali dari CC adalah sebagai "lampiran". Sebagai contoh, kita mengirimkan file penting kepada rekan kerja kita, kemudian kita juga tembuskan ke pimpinan kita agar ia tahu bahwa file nya sudah di kirim ke partner kerja kita. Partner kerja kita mengetahui juga kepada siapa e-mail itu sudha di tembuskan.

BCC sendiri memiliki fungsi yang mirip dengan CC, namun si penerima e-mail tidak mengetahui bahwa e-mail tersebut juga di tembuskan ke beberapa penerima e-mail lainnya. Namun lebih krusial lagi. Maksud nya apa? maksud nya adalah BCC bisa berfungsi sebagai arsip, dan sebagai barang bukti dan data backup jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Sebagai contoh, di dunia kerja kita tidak bisa mengelakkan bahwa ada rekan kerja kita yang tidak suka dengan kinerja kita, ia nya bisa saja mengancam atau mengejek kita melalui e-mail. Nah, ada baik nya kita tidak membalas dengan hal-hal yang buruk pula. Disaat seperti ini lah BCC sangat berfungsi dan membantu kita. Balas lah e-mail rekan kerja yang tidak suka dengan kita itu dan BCC kan juga e-mail balasan kita ke manager atau pimpinan kita sehingga percakapan kita bisa di baca oleh pimpinan kita tanpa diketahui oleh si rekan kerja kita tersebut.

Jika di dunia akademik, apakah kalian bisa memberikan contohnya?

(4) Kum dan lam, pembuka dan penutup.


Ini merupakan sebuah istilah yang beredar di seputaran masyarakat Aceh. Kum maksudnya assalau'alaikum, dan Lam adalah wassalam. Sebagai seorang muslimyang dibesarkan di Aceh, ini merupakan sebuah budaya yang sudah mengakar. Namun sekarang banyak mahasiswa yang mengabaikan opening dan closing ini pada penulisan e-mail. Apalagi jika kita mengirim e-mail kepada guru atau dosen kita, tentu saja sangat wajar jika dosen tidak membalas e-mail mahasiswa.

Nah diatas beberapa hal yang harus di perhatikan saat menulis e-mail. Semoga bermanfaat, share atau komen jika bermanfaat.


Baru belajar menulis blog dengan serius di tahun ini. Semoga tulisan yang saya persembahkan bisa di ambil manfaat nya terutama dalam pembelajaran dan pengajaran bahasa Inggris. 

4 comments

bermanfaat sekali artikelnya mas,..
thanks :)

Terima kasih Mas, semoga bermanfaat :D

Meskipun udah gk bakal ngirim" tugas lgi utk dosen pada semester depan nya but this artickle very useful for me . thanks sir..

Sama-sama, semoga bermanfaat lagi nanti waktu kuliah S2 ^_^


EmoticonEmoticon